ABC sprytnej firmy – jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?

Prowadzenie działalności gospodarczej zawsze wiąże się z koniecznością przechowywania różnego rodzaju dokumentacji. Jest to obowiązek bardzo uciążliwy i sprawiający sporo problemów. Za złamanie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych czy przechowywania dokumentów rozliczeniowych grozi nie tylko grzywna, ale też kara ograniczenia lub pozbawienia wolności. Jak zadbać o bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów?

Jak archiwizować dokumenty w firmie?

Dokumenty papierowe mają to do siebie, że ich przechowywanie, powielanie oraz transportowanie sprawia sporo trudności. Przede wszystkim są one nieodporne na zalanie i ogień, a przecież oryginał jest wyłącznie jeden. Ich zaletą jest jednak to, że rzadziej są celem kradzieży danych osobowych czy tajemnicy handlowej niż dokumenty elektroniczne. Obowiązek przechowywania dokumentacji papierowej jest regulowany przepisami prawa. Firmy zabezpieczają archiwa na różne sposoby. Wybór metody zależy przede wszystkim od wielkości firmy, rodzaju działalności oraz możliwości lokalowych. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest korzystanie z aktualnej dokumentacji i przekazanie pozostałej po zewidencjonowaniu do profesjonalnego archiwum.

Archiwum można stworzyć na terenie firmy, jednak wymaga to wydzielenia osobnego, zabezpieczonego pomieszczenia. Dokumentację należy przechowywać w taki sposób, aby w razie kontroli skarbowej dostęp do poszczególnych dokumentów nie stwarzał trudności. Konieczne jest przechowywanie w porządku chronologicznym i ponumerowanie zgodnie z prowadzoną książką przychodów i rozchodów. Dowody księgowe czy dokumenty kadrowe warto podzielić na okresy rozliczeniowe i opisać, co znacznie ułatwi ich wyszukanie.

Przechowywanie dokumentów i akt
Przechowywanie dokumentów i akt (źródło: www.rhenus-data.pl)

 

Jak przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?

W wielu firmach standardem jest wykorzystywanie specjalnego programowania umożliwiającego elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Wszystkie ważne dokumenty muszą być zapisywane na dysku twardym w formie plików elektronicznych, np. pdf. Trzeba je przechowywać w utworzonym do tego celu systemie folderów. Wszystkie zawarte w takich dokumentach dane muszą być zabezpieczone przed niedozwolonymi zmianami, uszkodzeniem, zniszczeniem oraz nieuprawnionym rozpowszechnianiem. Przedsiębiorca jest zobowiązany do zrobienia kopii dokumentacji na trwałych nośnikach danych cyfrowych. Musi on również zapewnić dostęp do urządzeń, pozwalających na odczyt oraz wydruk informacji znajdujących się na tych nośnikach.

W wersji elektronicznej można przechowywać książki przychodów i rozchodów, faktury sprzedażowe i kosztowe otrzymane w formie elektronicznej, faktury papierowe po zeskanowaniu, ewidencję wyposażenia, środków trwałych, przychodów, przebiegu pojazdu itp. System przechowywania dokumentacji elektronicznej wymaga stałego nadzoru i wyznaczenia osób, które będą uprawnione do administrowania danymi. Oprogramowanie musi być tak skonstruowane, aby uniemożliwiało kopiowanie archiwum czy baz danych firmy i pozwalało na drukowanie wyłącznie tych dokumentów, które są niezbędne dla konkretnego pracownika. Wszelkie zmiany w systemie powinny być dostępne tylko dla osób, mających odpowiednie uprawnienia.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *