Archiwizacja dokumentów a RODO

W każdej instytucji wytwarza się wiele dokumentów, a tylko niektóre z nich można po prostu wyrzucić. Większość należy przechowywać, a trzeba to robić zgodnie z zasadami archiwizacji dokumentów. Czuwanie nad tym, by przebiegało to prawidłowo, jest obowiązkiem podmiotów, które są autorami dokumentów. W 2018 roku w Polsce zaczną obowiązywać przepisy RODO, czyli

unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych.

Zasady archiwizacji dokumentów

Osoby, które zajmują się archiwizacją dokumentów, muszą wiedzieć, do jakiej kategorii zaliczyć dany dokument. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, a opatrzone nią druki są przekazywane do właściwego archiwum na wieczyste przechowywanie. Symbolem „B” zaś oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej. Są to dokumenty, które trzeba przechowywać przez pewien czas. Przy literze B zawsze zapisuje się cyfrę arabską, która informuje o liczbie lat archiwizacji dokumentów. Kiedy ten czas minie, dokumenty, za zgodą archiwum państwowego, można przekazać na makulaturę. Materiały archiwalne kategorii A to różnego rodzaju akta i dokumenty, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, korespondencja, mapy i inne dokumenty, także w formie elektronicznej. Pracodawca jest także zobowiązany do archiwizacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, czyli karty ewidencji czasu pracy, imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Archiwizacja dokumentów a nowe przepisy

Ustawa o ochronie danych osobowych nie wskazuje, w jaki sposób należy przechowywać dokumentację zawierającą dane osobowe. W związku z powyższym, należy stosować adekwatne zabezpieczenia, odpowiednie do wartości danych oraz ewentualnych zagrożeń. Oczywiście najlepszym rozwiązaniem byłoby przeprowadzenie analizy ryzyka i wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń zgodnych z planem postępowania z ryzykiem. Obecnie jedynie podmioty publiczne zobligowane są do analizy, ale od 25 maja 2018 roku również i podmioty sektora prywatnego będą musiały dokonywać analizy ryzyka dostosowując zabezpieczenia do archiwizacji dokumentów w postaci papierowej. Zaczną bowiem obowiązywać przepisy europejskiego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), zgodnie z którymi administrator i podmiot przetwarzający będą zobligowane wdrożyć odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku. Po zakończeniu wymaganych okresów przechowywania dokumenty należy zniszczyć, a ze zniszczenia powinien powstać protokół. Podstawową zasadą jest zasada minimalizacji podczas archiwizacji dokumentów. Nie można zbierać zbyt wielu danych, nie można ich przechowywać za długo i nie może mieć do nich dostępu zbyt wiele osób. O ile nie ma konkretnej podstawy prawnej, dane osobowe mogą być przetwarzane tylko za zgodą osób, których dotyczą, i tylko wtedy, gdy jest to rzeczywiście potrzebne.

Archiwizacja dokumentów to ważny aspekt działalności każdej firmy. Należy przeprowadzać ją zgodnie z wszystkimi obowiązującymi procedurami, by nie narazić siebie na nieprzyjemne konsekwencje wynikające z łamania prawa. Koniecznie trzeba także poznać zasady RODO.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *